Projektmanagement: Definition, Grundlagen und Erfolgsfaktoren

3. Projektdurchführung & -überwachung

Die dritte und wichtigste Phase des Projektmanagement-Prozesses ist die Durchführung: Aus einem detaillierten Plan wird nun Realität. Während die Fachkräfte und Teams an den ihnen zugeteilten Aufgaben arbeiten, sind Sie als Projektleiter dafür zuständig, die Rahmenbedingungen des Projektes zu überwachen und festzustellen, ob alles nach Plan läuft. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

• Hält das Team den Zeitplan ein oder gibt es Verzögerungen?
• Stehen jedem Team noch ausreichend Ressourcen zur Verfügung?
• Ist das Budget ausreichend oder muss es vielleicht noch angepasst werden?
• Werden alle Zwischenziele erreicht?

Um den Überblick über Ihr laufendes Projekt zu behalten ist es wichtig, mit Ihrem Team offen zu kommunizieren. Regelmäßige Besprechungen sorgen dafür, dass Verzögerungen oder Fehler frühzeitig erkannt werden und gemeinsam behoben werden können. Dies hält die Motivation aufrecht.

4. Projektabschluss

In der letzten Phase des Projektmanagement-Prozesses geht es darum, Ergebnisse an die Stakeholder zu übergeben und erbrachte Leistungen zu dokumentieren und bewerten. KPI-Berichte zeigen Ihnen, welche der vorher festgelegten Ziele erreicht wurden und wo es Schwachstellen gab. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr und besprechen Sie in einem abschließenden Team-Meeting, wo Probleme aufgetreten sind und wie sie beim nächsten Mal vermieden werden können. Der positive und konstruktive Umgang mit Fehlern hilft Ihnen und Ihrem Team, sich für zukünftige Projekte zu wappnen und aus Misserfolgen zu lernen.

Beim klassische Projektmanagement steht per Definition die intensive Planung im Vordergrund. Dies macht Projekte vorhersehbar: Alle Aufgaben sind klar verteilt, es gibt eine genaue Deadline und die Ziele stehen von Anfang an fest. Deswegen eignet sich der Ansatz besonders gut für Projekte mit aufeinanderfolgenden Arbeitsabläufen.

In einer schnelllebigen Welt, in der sich Rahmenbedingungen von einem Tag auf den anderen ändern können, fehlt es dem klassischen Projektmanagement jedoch häufig an Flexibilität. Für komplexe und schwer vorhersehbare Vorhaben eignen sich andere, flexiblere Projektmethoden besser.

Herausforderungen im Projektmanagement meistern: Die besten Tipps

Egal für welche Methode Sie sich entschieden haben – jedes Projekt bringt Risiken und Herausforderungen mit sich. Denn auch eine perfekte Planung kann nicht verhindern, dass es zu unerwarteten Verzögerungen, Fehlern oder Schwierigkeiten kommt. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, mit Risikofaktoren im Projektmanagement umzugehen.

1. Komplexe Projekte mit vielen Stakeholdern

Ob Auftraggeber, Sponsoren, Investoren, Regierungsbehörden oder Gewerkschaften – je mehr Personengruppen in ein Projekt involviert sind, umso komplizierter wird die Planung. Mit diesen Tipps gelingt das Projektmanagement auch bei komplexen Vorhaben:

• Kommunikation schafft Klarheit: Planen Sie in regelmäßigen Intervallen Gespräche mit den Stakeholdern ein. So schaffen Sie Klarheit über den Projektverlauf und sind selbst immer auf dem neuesten Stand.
• Zuständigkeiten klären: Gerade bei komplexen Projektlandschaften ist es wichtig, die Zuständigkeiten klar zu definieren und zu verteilen.
• Unabhängige Teilprojekte: Unterteilen Sie das Projekte in kleinere Module, die unabhängig voneinander bearbeitet werden können. So kommt nicht das ganze Projekt zum Stillstand, wenn es an einer Stelle eine Verzögerung gibt.

2. Projektmanagement in interkulturellen Teams

Wenn das Marketing-Team aus Indien gemeinsam mit den Mitarbeitern am deutschen Standort eine Strategie entwickelt, kommen viele kluge Köpfe zusammen. Gleichzeitig stellt die interkulturelle Projektarbeit Teams vor besondere Herausforderungen. Sprachliche Barrieren sowie kulturelle Unterschiede können die Kommunikation erschweren und zu Missverständnissen führen. Mit diesen Tipps wird das interkulturelle Projektmanagement trotzdem zum vollen Erfolg:

• Interkulturelle Kompetenz trainieren: Sprachtrainings sind ein erster, Schritt, um sich erfolgreich mit Menschen aus anderen Kulturen verständigen zu können. Allerdings reicht das Beherrschen einer Fremdsprache nicht immer aus, um Unterschiede zu überbrücken. Interkulturelle Kompetenz ist die Fähigkeit, andere Kulturen zu verstehen und mit ihnen umzugehen. Dazu gehört es auch, das eigene Verhalten kritisch zu hinterfragen. Interkulturelle Kompetenz lässt sich aneignen – beispielsweise mithilfe von speziellen interkulturellen Trainings.
• Offenheit für andere Arbeitsweisen: Darf man während eines Team-Meetings mit japanischen Kollegen sofort auf das Geschäftliche zu sprechen kommen? Was muss man im Umgang mit französischen Geschäftspartnern beachten? Beugen Sie Fettnäpfchen vor, indem Sie sich mit der Arbeitskultur Ihrer Teamkollegen oder Kunden auseinandersetzen. Ob in Bezug auf die Kommunikation oder das Zeitmanagement – seien Sie als Projektmanager offen für die Arbeitsweisen anderer Kulturen.

3. Unvorhersehbare Ereignisse

In einem Dienstleistungsunternehmen soll eine KI in der Kundenkommunikation eingesetzt werden. Kurz bevor das System ins Unternehmen integriert werden kann, ändert sich allerdings die gesetzliche Grundlage: Unvorhergesehene Ereignisse können Projekte verlangsamen und im schlimmsten Fall das Projektziel gefährden. Mit diesen Strategien reduzieren Sie Risiken:

• Anpassungsfähigkeit fördern: Etablieren Sie in Ihrem Projekt-Team eine Kultur der Flexibilität. Wo können Sie den Mitarbeitern Entscheidungsfreiheiten einräumen, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind? Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege ermöglichen es den Mitarbeitern, zügig auf unvorhergesehen Ereignisse zu reagieren.
• Für den Notfall wappnen: Was könnte bei dem Projekt alles schief gehen? Wenn Sie mögliche Szenarien und Lösungsmöglichkeiten bereits vor dem Startschuss mit Ihrem Team besprechen, sind Sie für den Notfall gewappnet.
• Agile Projektmethoden nutzen: Agile Projektmethoden wurden entwickelt, um schnell auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Auch wenn Sie bisher ein klassisches Projektmanagement durchgeführt haben – es lohnt sich, auch agile Methoden zu integrieren.

4. Technologischer Wandel

Digitale Tools und Softwareprogramme, die Sie vor einem Jahr für Ihr Projekt genutzt haben, sind heute vielleicht schon nicht mehr aktuell. Der rasante digitale Wandel, insbesondere in Bezug auf KI, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Mit diesen Tipps bleibt Ihr Projektmanagement auf dem neuesten Stand:

• Mitarbeiterschulungen: Die neuesten Tools sind nutzlos, wenn Ihre Teammitglieder damit nicht umgehen können. Durch fortlaufende Weiterbildungen sind alle für die Zukunft gewappnet.
• Pilotprojekte durchführen: Um Risiken beim Einsatz neuer Technologien und KI zu reduzieren, können Sie diese zunächst in Pilotprojekten austesten.

5. Nicht realisierbare Fristen

Das Projekt hat eine unrealistische Deadline? Grund dafür können übereilt ausgesprochene Kundenversprechen oder eine schlechte Planung sein, welche die Kapazitäten Ihres Teams nicht berücksichtigt. Unser Tipp lautet:

• Planung mit aktuellen Kapazitäten: Schätzen Sie die Kapazitäten Ihres Teams realistisch ein und berücksichtigen Sie dabei Urlaubstage und Krankheitsausfälle. Basierend auf diesen Informationen können Sie eine realistische Frist bestimmen. Beziehen Sie sich dabei auch auf Ihre Erfahrungen aus vergangenen Projekten.